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机关财务管理

中国科学院机关外事经费借款报销管理细则

时间:2021-12-28
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中国科学院机关外事经费借款报销管理细则 

   为规范院机关外事经费借款、报销业务,防止呆、坏账的产生,保障院机关国际合作与交流活动的正常开展,依据国家、院有关规定和《中国科学院机关财务管理办法》(科办〔2015〕15号),制定本细则。 

第一章 总则 

  第一条  院机关外事经费支出包括:因公临时出国(境)、因公短期出国(境)培训【90天以内(不含90天)】、外宾接待、在华举办的国际会议、国际组织会费及其他国际合作交流支出。 

  第二条  国际合作局负责提供因公临时出国(境)、因公短期出国(境)培训、外宾接待、在华举办的国际会议的年度计划;提供出国(境)任务批件、护照签证;初审任务预算;审批外事经费支出借款、报销业务。 

  办公厅财务处负责审核任务预算,办理外事经费支出借款、报销业务。 

第二章 借款 

  第三条  经办人应真实、准确、完整地填写借款单。借款单上的部门负责人、经办人原则上由本人亲笔签名,签名字迹清楚并不得涂改;领款人签名时不得签署两个或两个以上人员姓名。 

  第四条  各部门借外币现金须说明用途并提前一星期到办公厅财务处办理,原则上不办理外币备用金借款。 

  借大额人民币现金须到办公厅财务处预约并说明用途,借三万元及以上现金应提前三天预约,借十万元及以上现金应提前一星期预约,办公厅财务处向所在部门核实后予以发放。原则上不办理一千元以下的人民币现金借款。 

  第五条  各部门借支票时,应提供收款单位全称、用途和金额;办理银行转账时,应提供收款单位全称、开户银行全称、收款单位银行帐号、用途和金额,境外汇款时应准确填写银行境外汇款单。 

  办公厅财务处原则上不受理借空白支票业务。确实无法确定具体金额或借款限额的,须向办公厅财务处提交经所在部门相关审批责任人签字的书面说明,办公厅财务处依据情况决定是否受理。 

  第六条  借款流程 

  (一)因公临时出国(境)借款 

  因公临时出访人持借款单、《因公临时出国任务和预算审批意见表》、《中国科学院因公临时出访人员出国(境)外汇开支预算表》到国际合作局审批,经国际合作局相关责任人审批后,携带以上审批材料及出国(境)任务批件、外方邀请函、简单行程说明到办公厅财务处办理借款手续。 

  若需乘坐非国内航空公司航班的,须提供《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》;若购买非政府采购机票的,应提供低于政府采购价格的证明;参加国际会议需缴纳会议注册费的应提供国外组织方的缴款通知。 

  (二)因公短期出国(境)培训借款 

  因公短期出国(境)培训人持借款单、《因公短期出国培训任务和预算审批意见表》、《中国科学院因公临时出访人员出国(境)外汇开支预算表》到国际合作局审批,经国际合作局相关责任人审批后,携带以上审批材料及组团单位出具的出国(境)培训批件、我院出国(境)业务确认件、外方邀请函、出国培训协议、外专局提供资助的批复复印件、培训日程到办公厅财务处办理借款手续。 

  若需乘坐非国内航空公司航班的,须编制《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》;若购买非政府采购机票的,应提供低于政府采购价格的的证明。  

  (三)在华举办的国际会议借款 

  已纳入我院当年国际会议计划的会议,经办人须持国际会议预算表和在院ARP财务系统中填制的借款单到国际合作局审批,经国际合作局相关责任人审批后,携带以上审批材料、会议通知到办公厅财务处办理借款手续。 

  未纳入我院当年国际会议计划的,须按照相关程序向国际合作局申请调整会议计划,待纳入我院国际会议计划后,方可办理国际会议费借款手续。 

  需报请党中央、国务院审批的国际会议,须提供审批文件及报外交部会签文件。  

  (四)外宾接待费用借款 

  经办人持院ARP财务系统中填制的借款单和外宾接待预算到国际合作局审批,经国际合作局相关责任人审批后,携带以上审批材料及外宾接待计划审批件到办公厅财务处办理借款手续。 

  (五)国际组织会费借款 

  经办人持借款单、国际组织提供的缴纳会费通知到国际合作局审批,经国际合作局相关责任人审批后,携带审批材料到办公厅财务处办理借款手续。 

  (六)其他事项借款:经办人持借款单到国际合作局审批,经国际合作局相关责任人审批后到办公厅财务处办理借款手续。 

  第七条  各部门借款应按时报销。各种外事借款应在业务结束后30日内完成报销。 

  第八条  办公厅财务处应及时清理借款,定期催报。办公厅财务处发出催报通知后一个月仍不办理报销手续,将暂停受理借款人所在处室的借款业务。确因工作需要,不能按期结算借款,经办人应提出延期报销申请,明确延期原因和时间,经本部门相关审批责任人签字、报经国际合作局和办公厅同意后,可适当延期。延期时间原则上不得超过一个月,不得跨年。 

  所有借款原则上应在当年内报销,以便完整反映年度实际支出。  

第三章 报销  

  第九条  经办人应真实、准确、完整地填写报销单。报销单上的部门负责人、经办人原则上由本人亲笔签名,签名字迹清楚并不得涂改;领款人签名时不得签署两个或两个以上人员姓名。 

  第十条  当事人应确保国(境)外发票的原始性、真实性和唯一性,报销时须在发票上用中文注明开支内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字。若发票金额需进行汇率折算的,须提供汇率证明。 

  国内取得的原始发票的报销要求按照《中国科学院机关行政经费借款报销管理细则》执行。 

  第十一条  报销范围 

  (一)因公临时出国(境)经费报销范围包括:国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。 

  国际旅费,是指出境口岸至入境口岸旅费。 

  国外城市间交通费,是指为完成工作任务所必须发生的,在出访国家的城市与城市之间的交通费用。 

  住宿费,是指出国人员在国外发生的住宿费用。 

  伙食费,是指出国人员在国外期间的日常伙食费用。 

  其他费用,主要是指出国签证费、国际会议注册费(不含餐费等其他费用)、必需的保险费、防疫费等。 

  (二)因公短期出国(境)培训费用报销范围包括:培训费、国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。其中:培训费是指出国培训团组用于授课、翻译、场租、资料、课程设计、对口业务考察或业务实践活动等在国外培训所必须发生的费用。 

  (三)外宾接待费报销范围包括:住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。 

  (四) 在华举办的国际会议,是指以院名义在境内举办的、与会者来自3个或3个以上的国家和地区(不含港、澳、台地区)的年会、例会、研讨会、论坛等会议。包括:以院名义举办的国际会议,以院名义与国际组织以及国外有关团体、机构共同举办或受其一承办的国际会议。 

  报销范围包括:场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他经财政部批准的支出。 

  (五)其他:按照国家和院有关规定报销。 

  第十二条  院机关外事经费开支标准按照国家和院有关规定执行。其中:因公临时出国(境)开支标准按照《因公临时出国经费管理办法》(财行〔2013516号)执行;因公短期出国(境)培训开支标准按照《因公短期出国培训费用管理办法》(财行〔20144号)执行;外宾接待开支标准按照《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》(财行〔2013533号)执行;在华举办的国际会议标准按照《在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法》(财行〔2015371号)执行。出国培训团组在国内开展预培训和培训总结所发生的费用,按照《中央和国家机关培训费管理办法》(财行〔2013523号)执行。 

  第十三条  报销流程 

  因公临时出国(境)和因公短期出国(境)培训 

  1.境外费用:经办人填制报销单,经国际合作局相关责任人审批后,持报销单及相关报销材料到办公厅财务处办理报销手续。 

  报销材料包括:原始发票、护照(港澳台通行证)的照片页、签证页和出入境记录页复印件。 

  城市间交通费若采用租车形式的须提供租车合同。  

  参加国内其他单位团组培训的,应由组团单位出具原始发票并附有效费用明细。 

  2.国际机票:经办人在院ARP财务系统中填制报销单,经国际合作局相关责任人审批后,持报销单及相关报销材料到办公厅财务处办理报销手续。 

  报销材料包括:航空运输电子客票行程单、政府采购网上打印的机票查验单和登机牌。 

  (二)外宾接待费 

  经办人在院ARP财务系统中填制外宾接待报销单,经国际合作局相关责任人审批后,持外宾接待报销单及相关报销材料到办公厅财务处办理报销手续。 

  报销材料包括:原始发票及明细、接待计划批件和接待预算。 

  接待外宾需租车的,应提供租赁合同和政府采购结算单。 

  (三)在华举办的国际会议费用 

  经办人在院ARP财务系统中填制会议费报销单,经国际合作局相关责任人审批后,持会议费报销单及相关报销材料到办公厅财务处办理报销手续。 

  报销材料包括:原始发票及明细、定点饭店政采单、实际参会人员签到表、会议手册等。 

  (四)其他费用报销按照国家和院有关规定办理。 

  第十四条  境内费用支出在具备条件的地方应当采用银行转账或者公务卡方式结算。一般不得使用现金方式支付人民币。 

第四章 附则 

  第十五条  本细则由办公厅负责解释。 

  第十六条  本细则自印发之日起施行。

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