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机关财务管理

中国科学院机关行政经费借款报销管理细则

时间:2021-12-28
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中国科学院机关行政经费借款报销管理细则

  为规范院机关行政经费借款、报销业务,合理使用资金,防止呆、坏账的产生,有效支撑院机关各项管理工作, 依据国家、院有关规定和《中国科学院机关财务管理办法》(科办〔2015〕15号),制定本细则。 

第一章 总则 

  第一条  遵循原则 

  预算控制原则。各部门应在下达的经费预算内办理借款、报销业务。  

  公款公用原则。除医疗费用外,各项经费用于院机关各类公用开支,职工不得因私借款。 

  专款专用原则。所有借款、报销事项必须一事一借一报,专款专用,不得相互挪用。 

  第二条  院机关行政经费开支范围主要包括人员经费、办公费、印刷费、水电气费、邮电费、差旅费、维修费、会议费、培训费、公务接待费、劳务费、公车购置及运行费、其他交通费、设备购置费、软件购置费、修缮费、医疗费及其他经费等。 

第二章 借款 

  第三条  除职工住院借款外,其它借款应通过院ARP财务系统填写并打印借款单。经办人应真实、准确、完整地填写资金来源、用途、金额等。借款单上的部门负责人、经办人原则上由本人亲笔签名,签名字迹清楚并不得涂改;领款人签名时不得签署两个或两个以上人员姓名。 

  第四条  各部门借大额现金须到办公厅财务处预约并说明用途,借三万元及以上现金应提前三天预约,借十万元及以上现金应提前一星期预约,办公厅财务处向所在部门核实后予以发放。原则上不办理一千元以下的现金借款。 

  第五条  各部门借支票时,应提供收款单位全称、用途和金额;办理银行转账时,应提供收款单位全称、开户银行全称、收款单位银行帐号、用途和金额。 

  办公厅财务处原则上不受理借空白支票业务。确实无法确定具体金额或借款限额的,须向办公厅财务处提交经所在部门相关审批责任人签字的书面说明,办公厅财务处依据情况决定是否受理。 

  第六条  借款流程 

  (一)住院费借款 

  1.在职人员住院费借款:在职人员持住院通知单和经部门相关审批责任人审批的纸质借款单,到机关门诊部审核,经机关门诊部负责人批准后,到办公厅财务处交纳押金(按借款金额的20%收取押金)并办理住院费借款手续。 

  2.离休人员住院费借款:离休人员持住院通知单,经离退休干部局离休处医务人员审核后开据纸质借款单,报离退休干部工作局分管离休处的局领导审批后,到办公厅财务处办理住院费借款手续,借款金额超过5万元以上部分按10%收取押金。 

  3.退休人员住院费借款:退休人员持住院通知单和经离退休干部工作局分管退休处的局领导审批的纸质借款单,到机关门诊部审核,经机关门诊部负责人批准后,到办公厅财务处交纳押金(按借款金额的10%收取押金)并办理住院费借款手续。 

  因病情需要累计住院费借款超过10万元仍需续借支票的,须先将所借款项结清,再凭医院开具的“续交押金通知单”或“欠款通知单”按借款程序办理借款手续。 

  (二)会议费借款: 

  已纳入院机关当年会议计划的会议,经办人在院ARP财务系统中填制借款单,由部门相关审批责任人审批后到办公厅财务处办理借款手续。 

  未纳入院机关当年会议计划的,须按照相关程序向办公厅综合处申请调整会议计划,待纳入院机关会议计划中后,方可办理会议费借款。 

  (三)培训费借款: 

  已纳入院机关当年培训计划的培训,经办人在院ARP财务系统中填制借款单,由部门相关审批责任人审批后到办公厅财务处办理借款手续。 

  未纳入院机关当年培训计划的,须按照相关程序向人事局申请调整培训计划,待纳入院机关培训计划中后,方可办理培训费借款。 

  (四)设备购置、修缮工程、服务采购借款:设备购置、修缮工程、服务采购应按照相关要求进行招投标或政府采购,依据合同约定支付期限借款,经办人在院ARP财务系统中填制借款单,并附签批件、合同文本、招投标和政府采购等相关资料复印件,由部门相关审批责任人审批后到办公厅财务处办理借款手续。 

  (五)其他事项借款:须持经部门相关审批责任人审批后的借款单到办公厅财务处办理借款手续。购置办公用品等小额支出一般使用公务卡结算,原则上不予借款。 

  第七条  各部门借款应按时报销。各类会议、评审费和劳务费借款应在会议结束、评审或劳务完成后30日内完成报销;设备采购、修缮工程及各类经济合同借款,应在按合同付款后30日内完成报销;住院医疗费借款应在患者完成治疗或出院后30日内完成报销;其他经费借款原则上应在借款事项完成后30日内完成报销。 

  第八条  办公厅财务处应及时清理借款,定期催报。办公厅财务处发出催报通知后一个月仍不办理报销手续的,将暂停受理借款人所在处室的借款业务。确因工作需要,不能按期结算借款,经办人应提出延期报销申请,明确延期原因和时间,经本部门相关审批责任人签字、报办公厅同意后,可适当延期。延期时间原则上不得超过一个月,不得跨年。 

  所有借款原则上应在当年内报销,以便完整反映年度实际支出。  

第三章 报销  

  第九条  除职工医疗费报销外,其它报销应通过院ARP财务系统填写并打印报销单。经办人应真实、准确、完整地填写资金来源、用途、金额等。报销单上的部门负责人、经办人原则上由本人亲笔签名,签名字迹清楚并不得涂改;领款人签名时不得签署两个或两个以上人员姓名。 

  第十条  原始发票中的单位名称须填写全称,发票须加盖开具单位的财务专用章或发票专用章,业务事项的内容、数量、单价、金额、日期等应齐全并按要求填制。从行政机关、事业单位或其它非营利性组织取得的收款收据或中央行政事业单位往来发票,须有财政部门或其它法定机构的收据监制章;从公司、企业或其它营利性组织取得的发票,须有税务部门的监制章;从铁路、邮电、银行等单位取得的专用发票须符合有关规定。 

  经办人应在税务官网上查明原始发票的真实性以确保发票真实有效。原始发票记载的各项内容均不得涂改。若记载内容有误,应由发票开具单位重开或更正,更正后须由开具单位在更正处加盖财务专用章,但金额错误须重开。 

  原始发票丢失须到开具单位补开,或取得原始发票存根联复印件并加盖开具单位财务专用章,由当事人签注后代作原始凭证;确实无法补开或取得发票存根联复印件,当事人应写情况说明并保证票据未进行过报销,经所在部门相关审批责任人签字批准后,方可代作原始凭证。 

  第十一条   报销范围 

  (一)医药费报销范围主要包括诊疗费、门急诊医疗费和住院医疗费。 

  (二)会议费报销范围主要包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。 

  (三)机关各部门统一组织的培训费报销范围主要包括:住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。参加其他单位组织的培训所产生的费用根据培训通知据实报销。 

  (四)公务接待费是指院机关各部门接待国内相关单位和个人出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报等公务活动的行为。报销范围主要包括:住宿费、工作餐费、交通费等,原则上不列支城市间交通费。 

  (五)差旅费是指在院机关公务活动中相关工作人员临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。 

  (六)其他:按照国家和院有关规定报销。 

  第十二条  院机关行政经费开支标准按照国家和院有关规定执行。其中:会议费标准按照《中国科学院机关会议管理办法》(科办〔201310号)执行;培训费标准按照《中国科学院机关职工教育培训实施细则》(人字〔201471号)执行;公务接待费标准按照《党政机关国内公务接待管理规定》(中办发〔201322号)及相关规定执行;差旅费标准按照《中央和国家机关差旅费管理办法》(财行〔2013531号)和《财政部关于调整中央和国家机关差旅住宿费标准等有关问题的通知》(财行〔2015497号)执行。 

  第十三条  报销流程 

  (一)医药费 

  1.在职、退休职工门急诊费用:在职、退休职工持门急诊相关票据到机关门诊部审核,机关门诊部审核后提交办公厅财务处复核,办公厅财务处定期将报销款打入本人代发工资账(卡)号中。 

  2.离休职工门急诊费用:离休职工持门急诊相关票据到离退休干部工作局离休处审核报销,离退休干部工作局离休处与办公厅财务处统一结算。  

  3.在职、退休职工住院费用:住院人员持北京市住院收费专用收据(加盖住院收费专用章)、住院费明细清单、汇总单、诊断证明(加盖住院处公章),到机关门诊部审核,审核无误后到办公厅财务处办理报销手续。 

  4.离休职工住院费用:住院人员持北京市住院收费专用收据(加盖住院收费专用章)、住院费明细清单、汇总单、诊断证明(加盖住院处公章),到离退休干部工作局离休处审核,审核无误后到办公厅财务处办理报销手续。  

  如有医院退回住院费的,退回的支票先交到办公厅财务处,待支票入账后,再办理住院费报销手续。 

  (二)会议费 

  经办人在院ARP财务系统中填制会议费报销单,经部门相关审批责任人审批后,持会议费报销单及相关报销材料到办公厅财务处办理报销手续。 

  报销材料包括:原始发票、会议通知、会议手册、实际参会人员签到表、加盖部门公章的定点饭店政采单等。 

  (三)培训费 

  经办人在院ARP财务系统中填制培训费报销单,经部门相关审批责任人审批后,持培训费报销单及相关报销材料到办公厅财务处办理报销手续。 

  报销材料包括:原始发票、培训通知、实际参训人员签到表以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等。 

  (四)公务接待费 

  经办人在院ARP财务系统中填制公务接待费报销单,经部门相关审批责任人审批后,持接待费报销单及相关报销材料到办公厅财务处办理报销手续。 

  报销材料包括:原始发票、接待依据和由接待部门相关审批责任人审签的接待清单。 

  (五)差旅费 

  经办人在院ARP财务系统中填制差旅费报销单,经部门相关审批责任人审批后,持差旅费报销单及相关报销材料到办公厅财务处办理报销手续。 

  报销材料包括:出差审批单、机票、车票、住宿费发票等。 

  (六)设备购置、修缮工程、服务采购 

  经办人在院ARP财务系统中填制报销单,经部门相关审批责任人审批后,持报销单及相关报销材料到办公厅财务处办理报销手续。购置家具、设备等符合固定资产标准范围的,须到办公厅机关事务处办理固定资产入库登记后再办理报销手续;修缮工程完工后须及时进行工程项目竣工验收,并办理固定资产转固手续。 

  报销材料包括:原始发票、内部签批件、合同或协议等。 

  (七)其他费用报销按照国家和院有关规定办理。 

  第十四条  具备条件的地方应当采用银行转账或者公务卡方式结算。一般不得使用现金方式支付。 

第四章 附则 

  第十五条  本细则由办公厅负责解释。 

  第十六条  本细则自印发之日起施行。《中国科学院机关借款报销管理细则》(办字〔2011〕13号)和《中国科学院机关国内公务接待费、培训费、差旅费财务报销管理暂行规定》(办字〔2014〕2号)同时废止。 

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